Die erfolgreiche Videokonferenz: Profi-Tipps für Deinen Auftritt

Die Videokonferenz hat sich von der persönlichen Kommunikation hin zu einem immer zentraleren Bestandteil des Berufslebens entwickelt – spätestens seit der Pandemie. Klassische Treffen im Konferenzraum wurden durch bequeme Online-Interaktionen ersetzt, oft direkt aus dem Homeoffice. Dieser Wandel bringt jedoch besondere Herausforderungen mit sich, die Aufmerksamkeit erfordern.

Das Grundprinzip ist klar formuliert:

Du sprichst nicht mit Deinem Computer, Du sprichst mit einem Menschen.

Menschen sind von Natur aus soziale Wesen mit fein abgestimmten Antennen für nonverbale Signale. Früher dienten Computer als Werkzeuge zum Schreiben, Bestellen oder zur Unterhaltung – doch nun ermöglichen sie, kombiniert mit Kameras und Mikrofonen, eine vielschichtige Kommunikation.

Professionelle Videokonferenzen finden auf zwei verschiedenen Ebenen statt und kommunizieren über vier unterschiedliche Kanäle:

Zwei Ebenen:

• Klassische Büroumgebung
• Homeoffice

Vier Kanäle:

• Technik
• Hintergrund
• Erscheinung
• Körpersprache

Das Schlüsselprinzip lautet: Alles, was sichtbar und hörbar ist, kommuniziert – und vieles, von dem wir glauben, dass es das nicht tut.

Kanal 1: Technik – Vorbereitung ist die halbe Miete

Kamera-Setup

DO:

• Teste Kameras und das resultierende Bild vor Deinen ersten Konferenzen
• Mach Dich gründlich mit den Details der Software vertraut
• Nutze externe Webcams
• Positioniere Kameras frontal oder nur leicht seitlich
• Stelle sicher, dass Mikrofone und Headsets gekoppelt, installiert und funktionsfähig sind und die Akkus voll sind

DON'T:

• Positioniere Kameras nicht aus unvorteilhaften Winkeln (seitlich-untere Winkel, die nur Deine Schultern zeigen)
• Vermeide schlechte Kameraplatzierung

Internetverbindung

DO:

• Sprich mit Arbeitgebern über den Bedarf an veralteter Ausstattung
• Erwäge eine Investition in bessere Hardware (falls selbstständig)
• Verbessere die Internetleistung oder wechsle den Anbieter, wenn die Verbindung schlecht ist
• Wenn Du Instabilität erleben, wähl Dich per Telefon ein, während das Video optional bleibt
• Deaktiviere alle anderen WLAN-Geräte im Haushalt während der Calls

DON'T:

• Akzeptiere keine ständigen Aussetzer bei der Ton- und Videoübertragung

Kanal 2: Hintergrund – Auch Dein Umfeld kommuniziert

Der Hintergrund nimmt den größten Teil des Videobildes ein und wird von den anderen ständig bewertet.

Büro vs. Homeoffice

In vom Arbeitgeber gestellten Büros mit neutralen, weißen, strukturierten Wänden sind Du auf der sicheren Seite.

DO:

• Schaffe ein repräsentatives Umfeld
• Halte Ordnung und Sauberkeit
• Gestalte Hintergründe durchdacht mit Whiteboards, Zertifikaten oder Firmenlogos
• Bedenke, welchen Eindruck Du vermitteln möchten

DON'T:

• Verwende keine digitalen Hintergründe (sie wirken unpersönlich und lassen vermuten, dass etwas verborgen werden soll)
• Ausnahme: Personalisierte, besondere Hintergründe mit Bezug zum Meeting-Thema – minimiere dann aber Gestik und abrupte Bewegungen

Beleuchtung

DO:

• Positioniere Lichtquellen vor sich
• Teste vor den Calls die optimalen Standorte für verschiedene Tageszeiten
• Investiere in passende Beleuchtung, wenn Du in der dunkleren Jahreszeit häufig Abend-Calls führen
• Sorge dafür, dass Du gut ausgeleuchtet sind, damit andere Du klar sehen können

DON'T:

• Positioniere Lichtquellen nicht hinter sich (das erzeugt Silhouetten und verdeckt Deine Mimik)

Kanal 3: Erscheinung – Kleider machen Leute

Im Büro folgen Du dem professionellen Dresscode. Im Homeoffice wahren Du ein professionelles Erscheinungsbild, das dem Anlass angemessen ist – stell Dir vor, Du kleidest Dich für ein wichtiges Meeting oder ein Vorstellungsgespräch.

Leitlinie: Kleide Dich dem Anlass angemessen, fühl Dich wohl und strahle Positivität aus.

DO's

• Trage professionelle, gepflegte Kleidung
• Kleide Dich passend zur Bedeutung des Meetings
• Achte auf angemessene Kleidung am ganzen Körper (möglicherweise musst Du aufstehen)

DON'Ts

• Trage keine Sonnenbrille und keine Kopfbedeckung
• Trage keine zerknitterten Hemden (sie wirken auf der Kamera genauso unprofessionell wie in Person)
• Geh keinen Nebentätigkeiten nach (E-Mails beantworten, Online-Shopping)
• Lass keine Mausklicks oder Tastaturgeräusche zu (sie vermitteln Desinteresse und lenken die anderen ab)
• Führe keine Handlungen aus, die nichts mit dem Meeting-Thema zu tun haben

Kanal 4: Körpersprache – Kontrolle ist alles

Dieser nonverbale Kommunikationskanal gilt unabhängig von Büro oder Homeoffice.

Grundlegende Realität: Nur weil ein Bildschirm vor Dir steht, heißt das nicht, dass Dir kein Mensch gegenübersitzt.

DO's

• Behalte Kontrolle und Blickkontakt
• Folge den normalen Gesprächsregeln
• Vermeide spontane Angewohnheiten und extreme Gesten
• Schau in die Kamera, um Blickkontakt herzustellen (das Schauen auf das Bild des anderen unterbricht diese Verbindung)
• Erkenne, dass das Beherrschen dieser Technik einen Wettbewerbsvorteil bietet

Es wird eine Frage der Zukunft sein, ob die Menschen das in Videokonferenzen akzeptieren – aber wer diesen Trick beherrscht, ist im Vorteil!

DON'Ts

• Zeige keine Unaufmerksamkeit, unabhängig von zugrunde liegenden Impulsen (Tastaturen desinfizieren, alte Fotos durchsehen, Schreibtische aufräumen)
• Warte nicht bis nach dem Call, um diesen Impulsen nachzugehen

Weitere wichtige Überlegungen

Störfaktoren vermeiden

Wenn Du Kinder, einen ebenfalls im Homeoffice arbeitenden Partner oder Haustiere in Deinem Umfeld haben:

• Bereite Dich gründlich vor
• Minimiere Unterbrechungen
• Kläre individuelle Bedürfnisse im Vorfeld
• Informiere Deine Mitbewohner, dass das Arbeitszimmer Ruhe benötigt
• Hänge ein Schild „Videokonferenz – bitte Ruhe" an die Tür
• Reagiere souverän, wenn doch Störungen auftreten (Dein Gegenüber erlebt vermutlich ähnliche Situationen)

Ordnung im Umfeld beeinflusst die Kommunikation

Das Prinzip lautet: Alles, was sichtbar und hörbar ist, kommuniziert – ebenso wie vieles, von dem wir glauben, dass es das nicht tut.

Unordnung im Hintergrund – Pizzakartons, Bierkästen, allgemeines Chaos – beeinflusst Dein Verhalten und trägt zur nonverbalen Kommunikation bei, selbst wenn sie auf der Kamera nicht sichtbar ist.

Ein geordnetes Umfeld schafft eine geordnete Kommunikation auf allen Ebenen.

Der ultimative Tipp zum Schluss

Lies gute Literatur über Körpersprache. Das wird zu einer unbezahlbaren beruflichen Weiterentwicklung und macht Du zu einem Experten für Kommunikation und Videokonferenzen.